Відповідно до п. 8.4 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом ДПАУ від 30.05.97 р. № 165 (далі —Порядок № 165) податкова накладна (ПН) у разі здійснення поставки товарів (послуг) за готівку кінцевому споживачеві (який не є платником податку) виписується за щоденними підсумками операцій. Тобто це вказує на те, що за один день торгова точка повинна складати одну (підсумкову) ПН на всі продані за цей день товари
При заповненні ПН потрібно враховувати також і те, що продаж певного виду товару може оподатковуватися за ставкою 20 % , 7 % , або звільнятися від оподаткування ПДВ. Для операцій, що оподатковуються і звільнені від оподаткування, складаються окремі податкові накладні (п.п. 7.2.3 Закону про ПДВ). Згідно з п. 10 Порядку № 165 при оформлені ПН на товари, які звільняються від оподаткування, у розділі VI графи 10 ПН необхідно зазначати відмітку Без ПДВ із посиланням на звільняючий від оподаткування нормативно-правовий акт .
Ураховуючи вищесказане і норму п. 8.4 Порядку № 165 можна зробити висновок, що реалізуючи кінцевим споживачам звільнені від ПДВ товари, продаж яких обкладається ПДВ, магазин за підсумками дня повинен виписувати підсумкові ПН по кожній ставці ПДВ окремо . ПН виписується у двох примірниках, обидва примірники залишаються в особи, яка їх виписала, і зберігаються відповідно до загальних правил зберігання .
Заповнюючи табличну частину ПН, особливу увагу потрібно звернути на заповнення графи 3 «Номенклатури поставки товарів (робіт, послуг) продавця», бо такий реквізит, як «Номенклатура товарів», є обов’язковим реквізитом ПН відповідно до п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ. Для вірного заповнення цієї графи необхідно вказувати в ПН поелементний перелік проданих товарів за день, незважаючи на те, що цей перелік може містити десятки або і сотні номенклатур товарів
Якщо ж реквізит «Номенклатура товару» заповнюється невірно або не заповнюється взагалі, то за таке порушення, податківці можуть лише визнати ПН неправильно оформленою та накласти на керівника та інших посадових осіб підприємства адміністративний штраф відповідно до ст. 163 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X у розмірі від 85 до 170 грн., а в разі повторного порушення — від 170 до 255 грн.
Тому вирішуйте самі, як учинити при заповненні у ПН реквізиту «Номенклатура товарів»: чи правильно заповнювати цей реквізит ПН та не конфліктувати з податківцями, чи заповнити ПН найзручнішим способом та сплатити адміністративний штраф за неправильне її заповнення.