Кількість печаток на акті виконаних робіт не регламентується обов’язковими вимогами чинного законодавства України. Згідно з практикою оформлення первинних документів і положеннями статті 581 Цивільного кодексу України, використання печатки — це право, а не обов’язок суб’єкта господарювання. Тобто наявність або відсутність печатки не впливає на юридичну силу документа.
Стаття 581 ЦКУ :
1. Суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим.
2. Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Копія документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого суб’єкта господарювання або особистий підпис фізичної особи - підприємця. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом.
3. Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.
4. Виготовлення, продаж та/або придбання печаток здійснюється без одержання будь-яких документів дозвільного характеру.
Що стосується розміщення печатки на акті — наприклад, у полі «Затверджую» або поруч із підписами внизу — це виключно внутрішнє рішення підприємства. Головне, щоб у документі були присутні всі обов’язкові реквізити: дата, назва, суть господарської операції, підписи відповідальних осіб, а також дані сторін.
ЗУ від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» в ст. 9 дає чітке розуміння що бухгалтерський облік на підприємстві ведеться на підставі первинних документів, які мають містити усі необхідні реквізити для можливості ідентифікації здійсненої операції.
Стаття 9. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку
1. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Податковий кодекс України (далі – ПКУ) в свою чергу в п. 44.1 теж зобов’язує платників дотримуватись цієї нормативної позиції.
44.1. Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами.
Таким чином, навіть за наявності лише однієї печатки (або повної її відсутності) акт буде чинним, якщо відповідає вимогам до первинних облікових документів.